Vertriebsoptimierung mit der Lead Scorecard

Eine Vertriebsoptimierung setzt in der Regel methodisches Handwerkszeug wie zum Beispiel eine fundierte Lead Scorecard voraus. Doch wenn wir als Unternehmensberater hinzugezogen werden, dann ist die Situation vor Ort oftmals schon kritisch. Und in vielen Fällen gibt es dann weder ein funktionierendes CRM-Tool, noch ein fundiertes Berichtswesen noch eine einheitliche Sprachregelung, welche Projekte in der Regel weniger erfolgversprechend sind und was erfolgversprechende Projekte sind. Mit einer Lead Scorecard lassen sich einige Punkte dann recht schnell in den Griff bekommen und helfen das Unternehmen beziehungsweise den Vertrieb wieder auf Kurs zu bringen.

Umso mehr haben wir uns über das nachfolgend beschriebene Beispiel für eine Vertriebsoptimierung gefreut. Denn hier wurde systematisch und gezielt der eigene Vertrieb weiterentwickelt mit durchaus beachtenswerten Ergebnissen. Doch lesen Sie selbst.

Ausgangssituation und Aufgabenstellung beim Kunden:

Im beschriebenen Beispiel hatte ein IT-Systemhaus einen neuen Vertriebsleiter eingestellt. IT-Systemhäuser sind geprägt vom Projektvertrieb. Typisch ist die Situation, dass der Kunde eine komplexe Aufgabestellung hat, zu deren Lösung er einen Dienstleister benötigt. Der beschriebene Vertriebsleiter suchte in diesem Unternehmen nach Wegen, die bisherigen Vertriebsergebnisse nachhaltig zu verbessern. Intern wurde er dabei von der Geschäftsleitung unterstützt, die folgende mögliche Schwachstellen und Felder für eine Vertriebsoptimierung benannte:

• Die Mitarbeiter im Vertrieb waren operativ in viel zu viele laufende Projekte eingebunden. Häufig fehlte die Zeit für eine systematische Bearbeitung der Neukundenkontakte.
• Es gab kein gemeinsames Wording beziehungsweise Verständnis, was ein lohnenswertes Vertriebsprojekt ist und ab wann ein Vertriebsprojekt nicht weiter verfolgt werden sollte.
• Es wurde vermutet, dass die Vertriebsmitarbeiter sich oftmals allein gelassen fühlten. Ein offener Erfahrungsaustausch darüber, warum einige Projekte gewonnen und andere verloren wurden fand nicht statt. Wenn dann wurden allenfalls positive Vertriebserfolge besprochen während verlorene Projekte totgeschwiegen wurden.

Unser Ansatz zur Vertriebsoptimierung:

In diesem Beispiel boten sich optional mehrere Ansätze für eine nachhaltige Verbesserung an:

1. Ein klassisches Verhaltenstraining, in dem die Grundlagen des beratungsintensiven Vertriebs wiederholt und in praktischen Situationen aktiv geübt beziehungsweise anhand von Videoaufzeichnungen analysiert werden. Diese Methodik schied allerdings aus mehreren Gründen aus. Zum einen handelte es sich bei vielen Vertriebsmitarbeitern um alte Hasen, die vermeintlich alle gängigen Kniffe beherrschten. Zum anderen bestanden von Seiten der Geschäftsführung Zweifel, ob das Schauspielern vor der Videokamera zu repräsentativen Gesprächssituationen führt und ob nicht die Arbeit mit der Videokamera grundsätzlich abgelehnt wird. Aus diesem Grund fiel recht früh die Entscheidung gegen ein klassisches Verkaufstraining.
2. Ein umfassender Vertriebsworkshop bei dem das Methodenwissen im Vordergrund steht. Eine derartige  Methodik wird dann live und anhand von aktuellen, praktischen Beispielen in den Alltag der Vertriebsmitarbeiter transferiert. Die Umsetzung wird also nicht anhand von abstrakten Rollenspielen sondern anhand von praktischen Beispielen aus dem betrieblichen Alltag geübt. Damit ergibt sich ein sehr viel höherer Transfer der gelernten Inhalte. Allerdings sprach das Budget gegen eine High-End-Lösung und zudem hatte der Vertriebsleiter den Wunsch, die Vertriebsmitarbeiter aktiv in die Entwicklung eines eigenen Vertriebstools mit einzubinden. Er versprach sich davon eine höhere Motivation und Akzeptanz.
3. Entwicklung eines eigenen Tools zur Vertriebsoptimierung als Lead Scorecard. Der Ansatz bot mehrere Vorteile. Zum einen sollten die Vertriebsmitarbeiter bei der Entwicklung der Lead Scorecard aktiv mit eingebunden werden. Zum anderen sollte die Umsetzbarkeit und Anwendbarkeit anhand echter Beispiele aus dem Mitarbeiterkreis geprüft und getestet werden. Zudem lies sich die Umsetzung mit dem vorhandenen Budget zeitnah realisieren.

Unsere Vorgehensweise bei der Vertriebsoptimierung und Arbeit mit der Lead Scorecard:

Die Entwicklung, Einführung und Umsetzung gliederte sich in diesem Beispiel in folgende Schritte auf:

1. Vorabgespräch zwischen Geschäftsführung und Unternehmensberater zur Klärung der Projektziele und –wünsche im Rahmen der Vertriebsoptimierung
2. Zweitägiger Workshop mit allen Vertriebsmitarbeitern, auch den Damen und Herren aus dem Innendienst. Zunächst wurde das Modell der Lead Scorecard vorgestellt und die Vorteile erläutert.  Im nächsten Schritt folgte dann die Adaption der Lead Scorecard an die Besonderheiten des Unternehmens. In einem dritten Schritt wurde schließlich wie oben im Beispiel beschrieben die Umsetzung der Lead Scorecard in den Alltag als Live Test anhand von echten Opportunities ausprobiert und geübt.
3. Verabschiedung der Lead Scorecard und Implementierung des Modells zur Vertriebsoptimierung in den Alltag
4. Follow-Up-Workshop zur Verankerung der Lead Scorecard sowie deren Weiterentwicklung zur nachhaltigen Vertriebsoptimierung

Ergebnisse aus diesem Beispiel für die Vertriebsoptimierung mit Lead Scorecard:

In der Folge konnten die Vertriebsergebnisse bei der gleichen Anzahl von Mitarbeitern im Schnitt um knapp 23 Prozent verbessert werden. In der Spitze lag die Verbesserung in diesem Beispiel bei über 34 Prozent. Bis heute wurde in diesem Unternehmen die Lead Scorecard viermal optimiert und weiterentwickelt. Neben der elektronischen Form setzen einzelne Mitarbeiter aus Gründen der Praktikabilität die Lead Scorecard auch weiterhin in Papierform und erzielen mindestens so gute Ergebnisse bei der Vertriebsoptimierung wie die Kollegen, die mit elektronischen Hilfsmitteln arbeiteten.