Controllinginstrumente für Vertriebscontrolling effektiv nutzen

Wie man sich im Vertriebscontrolling sinnvolle Kennzahlen erarbeitetControllinginstrumente für Vertriebscontrolling gibt es unendlich viele. Und trotzdem stehen immer wieder Vertriebscontroller vor der Aufgabenstellung, wie sie Struktur und Aussagekraft in einen Wust von Zahlen und Daten bringen. Augenscheinlich haben viele Ansätze aus den 90iger Jahren, Stichwort MIS-Systeme, also Management-Informations-Systeme oder auch EIS-Systeme Executive-Informations-Systeme nicht die gewünschten Erfolge gebracht. Ging es zunächst schlicht um die Fragestellung, wie das Vertriebscontrolling an aktuelle Daten kommt, so war im zweiten Schritt häufig die Aufgabenstellung den dafür notwendigen Aufwand zu reduzieren. Doch mit der Menge und Aktualität der Daten rückte immer mehr die Frage in den Vordergrund, wie die Controllinginstrumente strukturiert werden müssen, um auch bei Ad-hoc-Anfragen des Managements zum Vertriebscontrolling sinnvolle Aussagen zur Verfügung zu stellen.

Ausgangssituation und Aufgabenstellung beim Kunden:

Ein hochspezialisiertes Softwareunternehmen war ursprünglich als Inhouse Dienstleister in einer Untergruppe von Finanzdienstleistern gestartet. Irgendwann stand die Frage im Raum, ob nicht diese Abteilung rechtlich selbständig geführt werden sollte, um die eigenen hochwertigen Dienstleistungen und Produkte an Dritte zu verkaufen. Damit wird deutlich, warum das Unternehmen bislang keinen eigenen Vertrieb hatte bzw. warum auch keine ausreichenden Controllinginstrumente bzw. kein Vertriebscontrolling als Ganzes vorhanden war.

Nachdem das Unternehmen zunächst die Energie darauf konzentriert hatte, einen eigenen Vertrieb aufzubauen und sich als Unternehmen und Anbieter im Markt bekannt zu machen, tauchten von Seiten der Gesellschafter immer drängendere Fragen auf, wo denn das Unternehmen stünde und mit welchen Vertriebserfolgen in nächster Zeit zu rechnen sei. Doch hier konnten von Seiten der Unternehmensleitung keine befriedigenden Antworten gegeben werden.

In dieser Phase sah man sich nach einer Unternehmensberatung um, die hier unterstützend den Prozess für den Aufbau eines Vertriebscontrollings bzw. die Adaption der entsprechenden Controllinginstrumente begleiten konnte. Die Wahl fiel nach einer umfassenden Internetrecherche auf b2b Marketing Unternehmensberatung.

Einsatz der Controllinginstrumente im Vertriebscontrolling:

Es gab mehrere Vorgaben, die es bei der Auswahl der Controllinginstrumente zu berücksichtigen galt.

1. Das Unternehmen war bundesweit mit mehreren Vertriebsbüros vertreten.

2. Der Vertrieb sollte bald möglichst international  expandieren.

3. Das Tool für das Vertriebscontrolling sollte möglichst viele der definierten Funktionen im Standard abbilden und gleichwohl die Möglichkeit bieten, eigene Anpassungen nachträglich einzupflegen.

Aus diesen Gründen fiel die Entscheidung vor Ort schon recht früh zugunsten eines Cloud-CRM-Systems als Basis für das Vertriebscontrolling. Zu dem damaligen Zeitpunkt machte salesforce das Rennen. Innerhalb des CRM-Systems gab es die Möglichkeit verschiedene international etablierte Vertriebsmodelle abzubilden.

Auf diesem Weg konnte gewährleistet werden, dass das Management zeitnah und auf Wunsch auf auf Knopfdruck in der Lage war,

Unsere Vorgehensweise bei Auswahl und Einsatz der Controllinginstrumente für den Vertrieb:

  1. Wie aus der Theorie zum Vertriebsontrolling echte Controllinginstrumente werden

    Hier in Kurzfassung, wie es gelaufen ist. In 6 Schritten zum Erfolg!

    Entwickeln eines Modells für den idealen Vertriebsprozess mit dem Management

  2. Recherche und Auswahl einges geeigneten CRM-Systems hier Cloud basiert
  3. Erstintegradion des Tools für Vertriebscontrolling in das CRM-System
  4. Zweitägiger Workshop zur Einführung der Vertriebsmethodik anhand der echten Vertriebsprojekte aus dem Mitarbeiterkreis und Einpflegen der Eckdaten aus und in das CRM-System
  5. Go live für CRM-Software und Controlling Tool einschließlich der Begleitung einzelner Mitarbeiter bei der Implementierung der Software
  6. Follow-Up-Workshop zur Performance der Controllinginstrumente und zum Optimierungsbedarf Stichwort: Vertriebscontrolling in der Praxis

Ergebnisse aus dem Einsatz der Controllinginstrumente für den Vertrieb:

Aufgrund der Vorgehensweise und erkannten Notwendigkeiten haben die Mitarbeiter sowohl das Controlling Tool als auch die CRM-Software voll akzeptiert und als Werkzeug in ihren vertrieblichen Arbeitsalltag integriert. Das Management hatte nach dem going-live alle vertriebsrelevanten Informationen auf Knopfdruck zur Verfügung. Die Besonderheit bestand darin, nicht nur Umsatz- und Ergebnisdaten zur Verfügung zu haben sondern auch qualitative Aspekte mit zu berücksichtigen.

Insbesondere der unter Punkt vier beschriebene zweitägige Workshop hat im Team zu einer gemeinsamen Sprache und offenen Dialog geführt. Aufgrund der positiven Erfahrungen im Team wurde ein zusätzlicher Workshop angesetzt, in das Management mit den neuen technischen Möglichkeiten im Vertriebscontrolling vertraut gemacht wurden und in der Interpretation der Ergebnisse geschult wurden.

Rückblickend kann gesagt werden, dass mit der Einführung der Controllinginstrumente Team und Management einen sehr viel offeneren Gedankenaustausch pflegen und insbesondere das Management einen direkten Einblick in die Herausforderungen und täglichen Aufgabenstellungen im Vertrieb gesammelt hat.

Abschließend an dieser Stelle: Bei dem beschriebenen Unternehmen bzw. Projekt handelte es sich um eine Inhouse Abteilung ohne eigenen Vertrieb, die in einem überaus wettbewerbsaktiven Markt innerhalb on kürzester Zeit ein Controllinginstrumente für das Vertriebscontrolling auf die Beine stellen musste und diese Herausforderung mit Bravour geleistet hat.

Harald Weber

Autor: Harald Weber

Gründer und Inhaber von b2b Marketing Unternehmensberatung aus Bad Nenndorf bei Hannover

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